Temat przewodni 2023: 

„Odkryj swoje własne korzenie”

Cele projektu:

• Ożywienie pracy projektowej grup mniejszości niemieckiej w Polsce.
• Umacnianie niemieckiej kultury, języka, ideowości i tożsamości.
• Modernizacja pomysłów na projekty.
• Zwiększanie motywacji do uczestnictwa w życiu społeczności niemieckiej.
• Zwiększanie dobrowolnego zaangażowania.
• Lepsza współpraca międzypokoleniowa w mniejszości niemieckiej.
• Łączenie najmłodszego pokolenia z miejscami spotkań mniejszości niemieckiej.

Możliwe projekty:

• wystawy tematyczne,
• prezentacje i wykłady,
• spotkania tematyczne (historia Niemiec, historia lokalna, zwyczaje, język i literatura, praca pokoleniowa),
• warsztaty z zakresu obyczajowości, kultury i historii dla wszystkich pokoleń. W przypadku pozostałych warsztatów zaleca się skorzystanie z ofert projektu LERNRAUM.pl,
• projekty kultury młodzieżowej dostosowane do potrzeb mniejszości,
• spotkania tematyczne w dni świąteczne, takie jak Dzień Wszystkich Świętych, Dzień Jedności Niemiec, Dzień Pamięci, Dzień Języka Ojczystego,
• wizyty partnerskie*,
• zajęcia sportowe, które mogą być zatwierdzone zgodnie z odrębną definicją**,
• w 2023 roku nie są możliwe rejsy statkiem w ramach projektów z zakresu historii lokalnej,
• w okresie przedświątecznym możliwe są tylko warsztaty, tradycyjne spotkania adwentowe nie są możliwe w ramach małych projektów.

* Wizyty partnerskie – spotkania dwóch lub więcej grup DMI, których celem jest wzajemne poznanie specyfiki regionu, różnic w zwyczajach i tradycjach, a także poznanie lokalnej historii.

** Definicję możliwych projektów sportowych można znaleźć w odrębnym “Regulaminie zajęć sportowych”.

Zasady:

• Każda grupa DMI (każde DFK) może złożyć wniosek i zorganizować maksymalnie
  4 projektów rocznie.
• Dotacja musi być wydatkowana zgodnie z zasadą opłacalności ekonomicznej. Podwójne finansowanie lub połączenie dwóch lub więcej dotacji BMI w ramach małego projektu jest zabronione.
• Wnioskodawcami są DFK (przy wsparciu opiekunów projektu), a także liderzy społeczności DFK. Wniosek należy złożyć co najmniej 1 miesiąc przed rozpoczęciem projektu.
• Nie jest możliwe 100% dofinansowanie projektu, wymagane jest co najmniej 15% środków własnych.
• Zarządy DFK i zarządy gmin składają wnioski za pośrednictwem koordynatorów gminnych. Lista aktualnych koordynatorów społecznych znajduje się po prawej stronie.
• Dotacja będzie przeznaczona wyłącznie na wsparcie działań określonych we wniosku w kwocie, o którą wnioskowano. Maksymalne wsparcie dla projektu wynosi 2 700 zł.
• Projekty indywidualne, które mają przede wszystkim charakter festynów ludowych i sportowych oraz te, w których przeważają wydatki na napoje i catering nie są finansowane.
• Do rozliczenia należy dołączyć sprawozdanie merytoryczne w języku niemieckim, a projekty muszą być potwierdzone co najmniej 2 drukowanymi zdjęciami lub filmami/artykułami prasowymi, a także 3 lub 4 zdjęciami w formacie JPG. Sprawozdanie merytoryczne musi być podpisane przez wnioskodawcę lub opiekuna projektu. W przypadku projektów, w których uczestniczy co najmniej 100 osób, na zdjęciach musi być widoczna duża liczba uczestników lub należy przedłożyć podpisane listy uczestników.
• Okręgi regionalne mają prawo do anulowania dofinansowania lub odzyskania już wypłaconych środków w momencie stwierdzenia, że środki nie zostały wydane zgodnie z przeznaczeniem, jak również w przypadku braku dokumentów wymaganych do rozliczenia.
• Rozliczenie następuje po przedstawieniu faktur, kosztów podróży, opłat itp. Wymagane dokumenty rozliczeniowe są wymienione indywidualnie w każdej umowie. Ponadto przy rozliczaniu małych projektów wymagane są listy uczestników. Wszystkie wydatki muszą być dokonane najpóźniej w dniu realizacji projektu. Ta sama zasada dotyczy daty na liście uczestników.
• Umowy z referentami muszą być rozliczone w tym samym miesiącu, w którym zostały zawarte, dlatego przy składaniu wniosku należy złożyć oświadczenie podatkowe referenta. Przewodniczący DFK nie mają prawa podpisywać umów!
• Rachunki muszą być sporządzone zgodnie z wnioskowanym budżetem – z uwzględnieniem środków własnych. Możliwe są odchylenia do 20% (w poszczególnych pozycjach). Ostateczna kwota nie może być jednak wyższa od kwoty podanej w planie finansowym.
• Wnioski, które budzą kontrowersje będą rozpatrywane indywidualnie przez VdG. VdG zastrzega sobie prawo do kontroli małych projektów na miejscu bez uprzedzenia.

Kwoty, górne granice kwot, finansowanie:

• We wszystkich projektach, w których ponoszone są koszty transportu wymagane jest co najmniej 20% środków własnych.
• Koszty cateringu mogą wynosić maksymalnie 50% kosztów całkowitych, ale nie więcej niż 750 zł na projekt. Koszty cateringu nie mogą być jedynymi kosztami zaliczanymi do środków własnych.
• Koszty biletów wstępu do instytucji kultury i miejsc pamięci mogą być ujęte wyłącznie w ramach środków własnych.
• Druk kalendarzy nie jest finansowany.
• Wysokość opłat za wykłady i prezentacje powinna być współmierna do wykształcenia prelegentów i prezenterów. Obowiązują następujące maksymalne kwoty:

1. do 250 zł za wykład/prelekcję lub za prowadzenie warsztatów, które wymagają przygotowania,
2. do 440 zł w przypadku szczególnie wykwalifikowanych wykładów/prelegentów, (np. przez nauczycieli akademickich),
3. dla grup artystycznych prowadzących działalność gospodarczą (faktura) można ubiegać się o maksymalną kwotę 440 zł, za nagłośnienie można wnioskować do 440 zł.

• Do jednego projektu można zaangażować MAKSYMALNIE JEDNEGO REFERENTA.
• Koszty gościnności max 15 zł/osoba (max 750 zł). Faktura za wyżywienie musi być szczegółowo opisana (rodzaj wyżywienia, cena za osobę, ilość).
• Nie można ubiegać się o nagrody lub drobne upominki. W przypadku projektów o charakterze konkursowym o nagrody można ubiegać się wyłącznie w ramach wkładu własnego. Rodzaj nagród musi być podany już we wniosku. Wartość nagrody nie może być wyższa niż 60 zł.
• Koszt wynajmu sali do 400 zł (jeśli nie ma możliwości organizacji projektu w siedzibie DFK).
• Wizyty partnerskie do 100 zł.
• W przypadku projektów sportowych opłata sędziowska do maksymalnej wysokości 290 zł.
• W przypadku projektów, które wymagają moderatora lub fotografa, oczekuje się dobrowolnego zaangażowania: moderatorzy i fotografowie powinni pochodzić z własnych szeregów grupy; za ich pracę nie można żądać wynagrodzenia.
• W przypadku projektów związanych z ożywianiem dawnych tradycji (warsztaty kulinarne, warsztaty pieczenia) oczekuje się pracy wolontariuszy: kucharze, piekarze, cukiernicy itp. powinni pochodzić z danej organizacji; za ich pracę nie można żądać wynagrodzenia.
• Projektom związanym z poznawaniem historii lokalnej może towarzyszyć krótka wycieczka (do 100 km). Cel wyjazdu musi być tematycznie związany z projektem; wyjazd może być jedynie częścią większego projektu (np. spotkanie tematyczne w DFK, prezentacja/praca w grupach na wybrany temat, wyjazd do omawianego miejsca, ewaluacja). Wycieczki, które mają charakter wyłącznie turystyczny, nie mogą być finansowane!
• Koszty wkładów do drukarek nie mogą być refundowane. Dofinansowanie sprzętu biurowego, mebli i prac remontowych nie jest możliwe. Wyposażenie (np. garnki, patelnie itp.) nie może też być rozliczane jako wkład własny.
• W przypadku pozycji kosztowych o wartości 1.000 zł lub wyższej, w momencie składania wniosku należy przedłożyć trzy pisemne oferty cenowe.
• W przypadku warsztatów kreatywnych można ubiegać się o materiały o wartości do 400 zł.
• Dotacja będzie przeznaczona wyłącznie na działania określone we wniosku i we wnioskowanej kwocie finansowana. Wszelkie zmiany wymagają zgody okręgów regionalnych, które zarządzają funduszami projektu. Maksymalne wsparcie dla projektu wynosi 2.700 zł.

Do rozliczenia należy dołączyć:

• zestawienie faktur – tabela w języku polskim i niemieckim.
• oryginały faktur (opisane zgodnie z ogólnymi zasadami TSKN).
• Kopie obu stron faktur z zielonym opisem.
• Sprawozdanie – w języku niemieckim, podpisane przez wnioskodawcę lub opiekuna projektu.
• Minimum 2 zdjęcia, plakaty, dwujęzyczne zaproszenia, wycinki z gazet.
• Lista obecności w oryginale.

Najczęstsze problemy:

– brak zdjęć lub nieodpowiednie zdjęcia (na zdjęciach brakuje banerów SKGD, lub na jednym zdjęciu znajdują się banery projektów konsolidacji + konsulat);

– w ramach umów z osobami prywatnymi kwoty te są wypłacane w gotówce przez przewodniczących;

– terminy rozliczeń nie są przestrzegane;

– wnioski i listy obecności są wypełniane na starych formularzach;

– faktury z datą po realizacji projektu.

Regulamin, formularze zgłoszeniowe i rozliczeniowe oraz przykładowe rozliczenie znajdują się w tabeli po prawej stronie.