Regulamin składania wniosków dotyczących małych projektów w ramach programu miejsc spotkań 2024:

Cele projektu:

– Ożywienie pracy projektowej grup mniejszości niemieckiej w Polsce.

– Umacnianie niemieckiej kultury, języka i tożsamości.

– Modernizacja pomysłów projektowych.

– Zwiększenie motywacji do uczestnictwa w społeczności niemieckiej.

– Zwiększenie zaangażowania wolontariuszy.

– Lepsza współpraca międzypokoleniowa w ramach mniejszości niemieckiej.

– Połączenie najmłodszego pokolenia z miejscami spotkań mniejszości niemieckiej.

Temat przewodni 2024:

“Typowo niemieckie – najlepsze tradycje i zwyczaje mniejszości niemieckiej w Polsce. Lokalne specjalności”

Możliwe projekty:

– Wystawy tematyczne.

– Prezentacje i wykłady.

– Spotkania tematyczne (historia niemiecka, historia lokalna, zachowanie obyczajów, język i literatura, praca pokoleniowa).

– Warsztaty na temat zwyczajów, kultury i historii dla wszystkich pokoleń.

– Młodzieżowe projekty kulturalne dla mniejszości.

– Spotkania tematyczne w święta państwowe, takie jak Dzień Wszystkich Świętych, Dzień Jedności Niemiec i Dzień Pamięci.

– W 2024 r. w ramach lokalnych projektów historycznych nie są możliwe wycieczki łodzią ani spływy kajakowe.

– W okresie poprzedzającym Boże Narodzenie możliwe są tylko warsztaty; tradycyjne spotkania adwentowe nie są możliwe w ramach małych projektów.

– Małe publikacje możliwe są tylko jako rezultat projektu.

– Zajęcia sportowe, które mogą być zatwierdzone zgodnie z odrębnym regulaminem, który jest zamieszczony poniżej.

Zasady:

– Dotacja musi być wydatkowana zgodnie z zasadą efektywności ekonomicznej, a podwójne finansowanie lub połączenie dwóch lub więcej grantów BMI w kontekście małego projektu jest zabronione.

– Wnioskodawcami są DFK (przy wsparciu opiekunów projektów), a także zarządy wspólnot MN.

– Wniosek należy złożyć co najmniej 1 miesiąc przed rozpoczęciem projektu.

– Każda grupa DMI (każde DFK) może złożyć wniosek i zorganizować maksymalnie 4 projekty rocznie.

– Finansowanie projektu w 100% nie jest możliwe, wymagane jest co najmniej 15% środków własnych. Środki te muszą być udokumentowane w planie kosztów i muszą być udokumentowane w formie faktur w momencie rozliczenia.

– W przypadku wszystkich projektów, w których ponoszone są koszty podróży lub transportu, wymagane jest co najmniej 20% środków własnych.

– Koszty biletów wstępu do instytucji kultury i miejsc pamięci mogą być rozliczane wyłącznie w ramach środków własnych.

– Druk kalendarzy nie jest finansowany.

– Wysokość opłat za wykłady i prezentacje powinna być współmierna do wykształcenia prelegentów i prezenterów. Obowiązują następujące maksymalne kwoty:

1. do 250 zł za wykład/prelekcję lub za prowadzenie warsztatów, które wymagają przygotowania,
2. do 440 zł w przypadku szczególnie wykwalifikowanych wykładów/prelegentów, (np. przez nauczycieli akademickich).

– W ramach jednego projektu można zaangażować maksymalnie jednego prelegenta.

– W przypadku grup artystów prowadzących działalność gospodarczą maksymalna kwota, o którą można się ubiegać, wynosi 440 PLN.

– Na sprzęt nagłaśniający można wnioskować o kwotę do 440 zł.

– W przypadku projektów, które wymagają moderatora lub fotografa, oczekuje się pracy wolontariackiej: moderatorzy i fotografowie powinni pochodzić z własnych szeregów organizacji; za ich pracę nie można żądać wynagrodzenia.

– W przypadku projektów związanych z rewitalizacją starych tradycji (warsztaty gotowania, pieczenia) oczekuje się dobrowolnego zaangażowania: kucharze, piekarze, cukiernicy itp. powinni pochodzić z własnych szeregów organizacji; nie można żądać wynagrodzenia za ich pracę.

– Projekty, które dotyczą odkrywania lokalnej historii, mogą być połączone z krótką wycieczką (do 50 km). Cel podróży musi być tematycznie związany z projektem. Wycieczka może być tylko częścią większego projektu (np. spotkanie tematyczne w DFK, prezentacja w DFK, spotkanie w DFK).

– Projekty dotyczące historii lokalnej powinny odbywać się głównie na miejscu, w siedzibach stowarzyszeń MN (w DFK).

– DFK może ubiegać się o projekt wyjazdowy maksymalnie raz w roku. Wycieczki o charakterze czysto turystycznym nie mogą być finansowane!

– Koszty gościnności max 15 zł/osoba. Faktura za wyżywienie musi być szczegółowo opisana (rodzaj wyżywienia, cena za osobę, ilość).

– Projekty, które mają przede wszystkim charakter festynów ludowych i sportowych oraz te, w których przeważają wydatki na napoje i catering nie są finansowane.

– Dofinansowanie kosztów cateringu nie może przekroczyć 750 PLN na projekt.

– Nie można ubiegać się o nagrody lub drobne upominki; w przypadku projektów o charakterze konkursowym mogą być one finansowane w ramach środków własnych. Wartość nagrody nie może być wyższa niż 60 zł.

– W przypadku warsztatów kreatywnych można wnioskować o materiały o wartości do 400 zł. Rodzaj materiałów należy określić we wniosku.

– Na drobne publikacje będące efektem projektu można wnioskować o kwotę do 500 zł.

– Projekty powinny odbywać się we własnej siedzibie organizacji (DFK, siedziby MN itp.). Jeśli nie jest to możliwe ze względu na wielkość lokalu, koszty wynajmu sali mogą wynieść do 400 zł.

– Koszt tuszy do drukarek nie jest finansowany.

– Dofinansowanie sprzętu biurowego, mebli i prac remontowych jest niemożliwe. Wyposażenie (np. garnki, patelnie itp.) również nie może być wykazywane jako wkład własny.

– Dotacja będzie przekazywana wyłącznie na działania określone we wniosku we wnioskowanej kwocie. Wszelkie zmiany wymagają zgody okręgów regionalnych, które zarządzają funduszami projektu.

– Maksymalne wsparcie dla jednego projektu wynosi 2700 zł.

– W przypadku pozycji kosztowych o wartości 1000 PLN lub wyższej, w momencie składania wniosku należy przedłożyć trzy pisemne oferty cenowe, które należy złożyć już wraz z wnioskiem.

– Okręgi regionalne mają prawo do anulowania dofinansowania lub zażądania zwrotu już wypłaconych środków, gdy tylko zostanie stwierdzone, że środki nie zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem i brakuje dokumentów wymaganych do rozliczenia. Szczegóły dotyczące zwrotu są określone w umowach zawartych między DFK a okręgami regionalnymi. W przypadkach spornych – konieczna jest konsultacja z koordynatorem VdG.

– Dotacja może zostać wypłacona jednorazowo lub w kilku ratach.

– Faktury, koszty podróży, opłaty itp. są rozliczane po złożeniu wniosku. Wymagane dokumenty księgowe są wymienione indywidualnie w każdej umowie. Ponadto do rozliczenia małych projektów wymagane są listy uczestników.

– Wszystkie wydatki muszą być dokonane najpóźniej w dniu realizacji projektu. Data sprzedaży podana na fakturze musi być zgodna z datą realizacji projektu. Ta sama zasada dotyczy daty na liście uczestników.

– Dokumenty projektu należy złożyć nie później niż trzy tygodnie po zakończeniu dofinansowanego działania.

Jeśli rachunki nie zostaną rozliczone w terminie, dotacja może zostać anulowana.

– Rozliczenie musi być dokonane zgodnie z wnioskowanym planem finansowym. Poszczególne odchylenia mogą wynosić do 20% (jeśli poczyniono oszczędności na innych pozycjach kosztów). Jednakże ostateczna kwota nie może być wyższa niż kwota określona w budżecie.

– Do rozliczenia należy dołączyć sprawozdanie merytoryczne w języku niemieckim.

– Projekty muszą być opatrzone co najmniej 3-4 wydrukowanymi zdjęciami lub filmami/artykułami prasowymi.

– Sprawozdanie musi być podpisane przez wnioskodawcę lub opiekuna projektu.

– Należy przedłożyć listę uczestników z danymi dotyczącymi wieku i podpisami uczestników.

– Nawet w przypadku dużych projektów z udziałem 100 lub więcej uczestników, należy przedłożyć podpisane listy uczestników.

– Wnioski, które budzą kontrowersje będą rozpatrywane indywidualnie przez VdG. VdG zastrzega sobie prawo do kontroli małych projektów na miejscu bez uprzedzenia.