Regulamin składania wniosków dotyczących małych projektów w ramach programu miejsc spotkań 2025:

Cele projektu:

• Rewitalizacja pracy projektowej grup mniejszości niemieckiej w Polsce
• Umacnianie niemieckiej kultury, języka i tożsamości.
• Modernizacja pomysłów projektowych
• Zwiększenie motywacji do uczestnictwa w społeczności niemieckiej
• Zwiększenie zaangażowania wolontariuszy
• Lepsza współpraca międzypokoleniowa w ramach mniejszości niemieckiej
• Łączenie najmłodszego pokolenia z miejscami spotkań mniejszości niemieckiej

Temat przewodni 2025:

 „Niemieccy nobliści i wybitne osobowości, które ukształtowały historię i kulturę naszego regionu”.

Możliwe projekty:

-Prezentacje i wykłady

-wystawy tematyczne

-Spotkania tematyczne (historia Niemiec, historia lokalna, zachowanie zwyczajów, język i literatura, praca pokoleniowa)

-warsztaty językowe

-warsztaty na temat zwyczajów, kultury i historii dla wszystkich pokoleń

-Projekty kultury młodzieżowej dla mniejszości

– zawody sportowe w ramach stowarzyszeń DMI, których celem jest nawiązanie kontaktu ze społecznością, rozbudzenie zaangażowania i motywacji z lokalną społecznością, a także zawody między kilkoma drużynami DFK, które służą zapoznaniu lub integracji (np. piłka nożna, siatkówka)

-Projekty sportowe kultywujące typowe niemieckie tradycje sportowe (np. gra w skata)

– Spotkania tematyczne w święta państwowe, takie jak Dzień Wszystkich Świętych, Dzień Jedności Niemiec, Dzień Pamięci. W okresie poprzedzającym Boże Narodzenie możliwe są tylko warsztaty; tradycyjne spotkania adwentowe nie są możliwe w ramach małych projektów.

-Małe publikacje, możliwe tylko w wyniku projektu

Zasady:

Dotacja musi być wydatkowana zgodnie z zasadą efektywności ekonomicznej. A podwójne finansowanie lub połączenie dwóch lub więcej grantów BMI w kontekście małego projektu jest zabronione.

Wnioskodawcami są DFK (przy wsparciu opiekunów projektów), a także zarządy społeczności lokalnych DMI. Wniosek należy złożyć co najmniej 1 miesiąc przed rozpoczęciem projektu.

Każda grupa DMI (każdy DFC) może złożyć wniosek i zorganizować maksymalnie 5 projektów rocznie, z czego co najmniej 1 z nieaktywną grupą DMI, która nie organizuje projektów samodzielnie

100% finansowanie projektu nie jest możliwe, wymagane jest co najmniej 15% środków własnych. Środki te muszą być udokumentowane w planie kosztów i muszą być udokumentowane w formie faktur w momencie rozliczenia.

Wymagane jest co najmniej 20% środków własnych dla wszystkich projektów, które wiążą się z kosztami podróży lub transportu.

Wysokość honorariów za wykłady i prezentacje powinna być adekwatna do wykształcenia prelegentów i wykładowców. Obowiązują następujące kwoty maksymalne:

1. a) do 250 zł za wykład/prezentację lub organizację warsztatów wymagających przygotowania
2. b) do 440 zł za szczególnie wykwalifikowane wykłady/prezentacje (np. prowadzone przez wykładowców uniwersyteckich).

W ramach jednego projektu można zaangażować maksymalnie jednego prelegenta.

Opłata za sędziego (dla projektów sportowych) do 290 PLN

Dla grup artystów prowadzących działalność gospodarczą można wnioskować maksymalnie o 440 zł (faktura).

Na sprzęt nagłaśniający można wnioskować o kwotę do 440 zł.

W przypadku projektów wymagających moderatora lub fotografa oczekuje się pracy wolontariackiej: moderatorzy i fotografowie powinni pochodzić z własnych szeregów, za ich pracę nie można żądać wynagrodzenia.

W przypadku projektów związanych z rewitalizacją starych tradycji (warsztaty gotowania i pieczenia) oczekuje się zaangażowania wolontariuszy. Oczekuje się dobrowolnego zaangażowania: kucharze, piekarze, cukiernicy itp. powinni pochodzić z własnych szeregów organizacji. Nie można żądać wynagrodzenia za ich pracę

Projekty, które koncentrują się na badaniu lokalnej historii, mogą być połączone z krótką wycieczką  (do 50 km). Cel podróży musi być tematycznie związany z projektem Wycieczka może być tylko częścią większego projektu (np. spotkanie tematyczne w DFK, prezentacja, praca grupowa na wybrany temat, wycieczka do omawianego miejsca docelowego, ewaluacja).

Projekty dotyczące historii lokalnej powinny odbywać się głównie na miejscu, w siedzibach stowarzyszeń DMI (w DFK).

DFK może ubiegać się o projekt maksymalnie raz w roku, co może obejmować podróż i związane z nią koszty transportu. Wycieczki o charakterze czysto turystycznym nie kwalifikują się do finansowania!

W ramach projektu możliwe jest dofinansowanie kosztów gościnności w wysokości do 15 PLN na osobę. Faktura za catering musi być szczegółowo opisana (rodzaj cateringu, cena za osobę, ilość)

Projekty, które mają przede wszystkim charakter festynów ludowych i sportowych oraz te, w których przeważają wydatki na napoje i catering nie są finansowane.

Dofinansowanie kosztów cateringu nie może przekroczyć 750 PLN na projekt

Nie można wnioskować o nagrody lub drobne upominki; w przypadku projektów o charakterze konkursowym, mogą być finansowane w ramach środków własnych. Wartość nagrody nie może być wyższa niż 60 zł

Koszty biletów wstępu do instytucji kultury i miejsc pamięci mogą być pokrywane wyłącznie ze środków własnych.

Na warsztaty twórcze można wnioskować o materiały o wartości do 400 zł. Rodzaj materiałów należy określić we wniosku

Do 500 zł można wnioskować na drobne publikacje będące efektem projektu.

Projekty powinny odbywać się we własnej siedzibie organizacji (DFK, firmy DMI itp.). Jeśli nie jest to możliwe ze względu na wielkość lokalu, można ubiegać się o koszty wynajmu Sali, można wnioskować o kwotę do 400 zł.

Wynajem obiektów sportowych do 400 PLN (dla projektów sportowych)

Wypożyczenie sprzętu sportowego do 400 zł (dla projektów sportowych)

Wizyta w obiektach sportowych (basen, kręgielnia, kort tenisowy itp.), a także udział w wycieczkach łodzią wiosłową/kajakiem i statkiem nie mogą być finansowane ze środków projektu.

Koszt wkładów do drukarek nie podlega zwrotowi

Drukowanie kalendarzy i zakup artykułów promocyjnych zasadniczo nie są dotowane.

Finansowanie sprzętu biurowego, mebli i prac remontowych nie jest zazwyczaj możliwe. Wyposażenie (np. dzbanki, garnki itp.) również nie może zostać rozliczone jako wkład własny.

Dotacja zostanie wykorzystana wyłącznie na sfinansowanie działań określonych we wniosku we wnioskowanej kwocie.

Wszelkie zmiany wymagają zgody okręgów regionalnych, które zarządzają funduszami projektu.

Maksymalne wsparcie dla projektu wynosi 2 700 PLN

W przypadku pozycji kosztowych o wartości 1000 PLN lub wyższej, w momencie składania wniosku należy przedłożyć trzy pisemne oferty cenowe.

Okręgi regionalne mają prawo do anulowania dofinansowania lub zażądania zwrotu już wypłaconych środków, gdy tylko zostanie stwierdzone, że środki nie zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem i brakuje dokumentów wymaganych do rozliczenia. Szczegóły dotyczące zwrotu są określone w umowach zawartych między DFK a okręgami regionalnymi. W przypadkach spornych – konieczna jest konsultacja z koordynatorem VdG.

Dotacja może być wypłacona jednorazowo lub w kilku ratach.

Faktury, koszty podróży, opłaty itp. są rozliczane po ich przedłożeniu. Wymagane dokumenty księgowe są wymienione indywidualnie w każdej umowie. Dodatkowo do rozliczenia małych projektów wymagane są listy uczestników.

 Wszystkie wydatki muszą być dokonane najpóźniej w dniu realizacji projektu. Data sprzedaży podana na fakturze (dane sprzedaży) musi być zgodna z datą realizacji projektu. Ta sama zasada dotyczy daty na liście uczestników

Dokumenty projektu należy złożyć nie później niż trzy tygodnie po zakończeniu dofinansowanego działania. Jeśli rachunki nie zostaną rozliczone w terminie, dotacja może zostać anulowana.

 Rozliczenie musi być dokonane zgodnie z wnioskowanym planem finansowym. Poszczególne odchylenia może wynieść do 20% (jeśli poczynione zostaną oszczędności na innych pozycjach kosztowych). Jednakże ostateczna kwota nie może być wyższa niż kwota określona w budżecie.

Do rozliczenia należy dołączyć raport merytoryczny w języku niemieckim.

Projekty muszą być potwierdzone co najmniej 3-4 wydrukowanymi zdjęciami i filmami/artykułami prasowymi.

Sprawozdanie musi być podpisane przez wnioskodawcę lub opiekuna projektu.

Należy przedłożyć listę uczestników z danymi dotyczącymi wieku i podpisami uczestników.

Musi zostać przedłożona, nawet w przypadku dużych projektów z udziałem 100 lub więcej uczestników

Wnioski, które budzą kontrowersje będą rozpatrywane indywidualnie przez VdG. VdG zastrzega sobie prawo do kontroli małych projektów na miejscu bez uprzedzenia.